Borregaards Kolonihage, Opsund
Vedtatt på Generalforsamling, senere kalt GF
Vedtatt på generalforsamling 14. mai 1925, med revisjoner av 27. april 1949,13. mai 1977, 1981, 30. april 2004 og … mai 2015.og april 2019
§ 1
Foreningens navn er «Borregaards Kolonihage» og har som medlemmer samtlige parselleiere og deres ektefelle eller samboer.
§ 2
Foreningen fester det areal som ifølge kontrakt med Borregaard er utlagt til kolonihager på Opsund. Foreningens formål er å bortforpakte kolonihagens parseller med påstående hagehus til sine medlemmer i samsvar med avtalen med Borregaard. Det er videre foreningens oppgave å samle medlemmene til felles hygge, og organisere samlet innkjøp av planter og materiell.
§ 3
Foreningens styre består av 5 medlemmer og 2 varamenn/kvinner som velges som 1.vara og 2.vara som velges ordinær GF. Av styremedlemmene uttrer hvert år vekselvis 2 og 3 – første gang ved loddtrekning 2 styremedlemmer. Varamenn / kvinne har kun stemmerett i styret når de representerer et fast styremedlem. GF velger og 2 revisorer. Fratredende styremedlemmer kan gjenvelges, men har rett til å unnslå seg for så lang tid som de har fungert. Styret velger selv leder, nestleder og sekretær og kasserer blant styremedlemmene, hvis generalforsamlingen ikke har gjort det.
§ 4
GF avholdes hvert år innen utgangen av april. Styret sørger for at innkallingen med tilhørende dokumenter er tilgjengelig for medlemmene senest 14 dager før GF.
(Henges på hyttene)Ekstraordinært GF kan av styret innkalles med 8 dagers forutgående varsel. Når minst 10 parselleiere innsender skriftlig anmodning, plikter likeledes styret med samme varsel å innkalle til ekstraordinært generalforsamling. Det gis en stemme pr parsell på GF, det gis ikke anledning til å ta med fullmakter
§ 5
Leieåret begynner 14. april og leien som fastsettes av GF, innbetales til kass. ukrevet innen utgangen av april måned s.å. Betales ikke leien i rett tid, er styret berettiget til å si opp leieforholdet med 14. dagers varsel. Nye leietagere betaler en innfestningsavgift som hvert år fastsettes av GF
Ansatte i Borregaard har fortrinnsrett til parsellene ved inngåelse av nye kontrakter.
Så lenge det melder seg et tilstrekkelig antall leiere, skal ingen tildeles mer enn én parsell per husstand. Hvis noen får leie mer enn én parsell, skal Kolonihagen i leieavtalen ha en bestemmelse om at leieren er juridisk forpliktet til å gi fra seg den (de) ekstra parsellen(e) straks en annen interessent melder seg.
§ 6
Foreningens midler forvaltes av kassereren. Den kontante kassabeholdning innsettes i bank.
§ 7
Ordenreglementet må godkjennes av GF med minst 2/3 flertall også ved eventuelle endringer av ordensreglementet. Styret skal håndheve dette på foreningens vegne så vel innad som utad.
§8
Styrets leder plikter å sammenkalle alle møter og GF, lede forhandlingene og påse at lovene blir overholdt. Alle skrivelser som utstedes i foreningens navn skal kopieres og oppbevares sammen med foreningens øvrige papirer eller på forsvarlige digitale lagringsmedier hvor styret har tilgang.
§ 9
Kassereren skal på den ordinære GF fremlegge revidert regnskap. Regnskapsbøkene skal til en hver tid være i en slik orden at revisjon kan finne sted.
§ 10
Sekretæren fører protokoll på medlemsmøter og styremøter. Protokollen undertegnes av styrets leder og sekretæren. Referater fra GF og medlemsmøter påser styret at dokumenter kommer ut til medlemmene enten via e-post eller hengt på hytte dør. Øvrig informasjon kommer som oppslag i oppslagstavlene. GF velger to (2) til å underskrive protokollen fra GF.
Styret skal sikre at møtereferater og medlemsinformasjon blir distribuert på hensiktsmessig måte som medlemmene er gjort kjent med.
Sekretæren skal i samarbeid med styrets leder skrive årsberetning som legges frem på ordinær GF etter behandling i styret.
§ 11
Det påligger parselleierne å skjøtte og bruke sin parsell på forsvarlig og hensynsfull måte. Ved felles arrangement plikter parselleierne å yte den støtte styret måtte forlange og at oppgaver må gjøres med 14 dagers frist. Kan du ikke møte på oppsatt dato må dette meddeles pliktarbeidsansvarlig snarest for å få tildelt en oppgave du kan utføre en annen dag. Ved sesong slutt faktureres medlemmene for evt uteblitt timer etter til enhver tids gjeldene satser.
Av de oppgaver som må utføres regelmessig som vask av toaletter, plenklipping av fellesarealer, luking ved portene og vanning av planter på fellesområdene fordeles etter beste evne så det blir så rettferdig som mulig.
Parselleierne plikter selv og bekoste vedlikehold og maling av hage hus samt vedlikehold av gjerdet langs egen parsell.
§ 12
Oppsigelse av leieforholdet meddeles skriftlig til styret innen utgangen av mars. Ved fraflytting kan det ikke kreves erstatning for påkostning av hus og hage.
§ 13
Etter beslutning av fulltallig styre skal utleieforholdet sies opp når det etter foretatte undersøkelser viser seg at parselleieren har opptrådt upassende. I mindre graverende tilfeller skal advarsel først gis. Likeledes kan styret etter forutgående varsel si opp leieforholdet hvis leieren ikke retter seg etter styrets anvisninger eller overtrer det oppsatte ordensreglement.
§ 14
Mener et medlem seg uberettiget behandlet av styret, kan det innanke saken for den ordinære GF innen 8 dager før den avholdes. Anken skal fremsettes skriftlig for styrets leder.
§ 15
Forslag til endring i vedtekter må innsendes i undertegnet stand senest en (1) måned før GF. For at endringsforslag anses vedtatt, må det støttes av 2/3 flertall av de fremmøtte. Andre avgjørelser treffes ved stemmeflertall.
§ 16
Når en av kolonihyttene blir ledig, skal det først sendes ut et informasjonsskriv til alle kolonister. Det vil da være anledning å søke om bytte av hytte. Hvis det er flere som ønsker den ledige hytta, vil det da gå etter ansiennitet.